La Loi canadienne anti-pourriel entre en vigueur bientôt! Êtes-vous prêts?

Vous avez sans doute reçu des courriels d’entreprises ou d’organismes vous demandant votre consentement à recevoir leurs communications. C’est normal, puisque le 1^er juillet prochain entrera en vigueur la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) qui concerne, malgré ce que plusieurs croient, toutes organisations qui procèdent à des envois massifs de courriels, y compris les OBNL.

Comme nous, vous n’avez sans doute pas l’impression d’envoyer des pourriels. Mais, au sens de la Loi, vos infolettres et vos courriels promotionnels (spectacles, formations, stages, etc.) sont considérés comme des messages électroniques commerciaux (MEC). Il vous faudra donc vous conformer à la Loi, adoptée en décembre 2010, qui encadre l’envoi de ce type de messages et contraint les organisations à obtenir le consentement explicite des destinataires.

Vous disposez d'une période de grâce de trois ans, à partir du 1^er juillet 2014, pour obtenir une confirmation de consentement de la part des destinataires déjà inscrits sur vos listes. Malgré cela, plusieurs organisations s'empressent de le faire avant la fin juin pour ne pas s’exposer à des amendes pouvant atteindre jusqu’à 10 millions $ par infraction.

Il est bien difficile d’imaginer, vu le volume d’envois de toutes les organisations et entreprises canadiennes, que des sanctions puissent être imposées à des organismes culturels. Voici tout de même quelques informations clés ainsi que des ressources à consulter, qui sont autant d’occasions d'améliorer vos pratiques en matière de communication électronique.

Qu’est-ce qu’un «message électronique commercial»?

Un message électronique commercial est défini comme tout message qui favorise la participation à une activité commerciale. Pour déterminer si l'objectif du message est d'encourager la participation à une activité commerciale, il faut prendre en considération le contenu et les hyperliens du message ainsi que les coordonnées de l’expéditeur.

Quelques exemples de MEC:

• des offres d'achat, de vente, de troc ou de location d'un produit, de biens, d'un service, d'un terrain, d'un intérêt ou d'un droit foncier;
• des possibilités d'affaires, d'investissement ou de jeu;
• la promotion d'une personne, y compris l'image publique d'une personne, en tant que personne engagée dans les activités susmentionnées, ou qui en a l'intention.

La Loi interdit aussi aux entreprises d'envoyer des messages non sollicités dans les services de messagerie des médias sociaux.

Votre organisme est-il concerné par cette loi?

La Loi s’applique à tous les organismes. Toutefois, certaines mesures d’exemption ont été prévues pour atténuer ses conséquences pour les organismes de bienfaisance enregistrés. Pour connaître les circonstances dans lesquelles les organismes de bienfaisance ne sont pas assujettis à la réglementation, consultez la foire aux questions préparée par Imagine Canada.

Est-il encore possible d’envoyer des infolettres?

La loi n’interdit pas l’envoi massif de courriels mais elle énonce des exigences relatives au consentement des destinataires. Si, au sens de la Loi, votre infolettre est considérée comme un message électronique commercial, vous devrez vous conformer à trois exigences : (1) avoir obtenu le consentement, (2) fournir des renseignements d'identification et (3) fournir un mécanisme d’exclusion.

Notez que les MEC envoyés depuis le Canada à des pays étrangers font l'objet d'une exemption suivant certaines conditions.

Quel type de consentement?

Il existe deux types de consentement : le consentement exprès et le consentement tacite. Le consentement exprès s’obtient quand une personne vous donne la permission de lui envoyer tous types de messages, dont les MEC. Il y a plusieurs façon d’obtenir ce consentement: l’inscription sur votre site web pour recevoir vos communications, une case à cocher dans un formulaire telle qu’une demande d’adhésion, la fourniture d’une adresse de courriel s’il est clair que vous avez l’intention d’envoyer des MEC ainsi que les demandes orales ou écrites de recevoir des messages.

Divers types de relations entre votre organisme et une personne induisent un consentement tacite. Par exemple si, au cours des deux dernières années, une personne vous a fait un don, a fait du bénévolat pour vous, a été membre de votre organisme, vous a acheté un bien ou un service, a conclu un contrat avec votre organisme ou a demandé des renseignements sur vos offres commerciales. Ce consentement tacite dure deux ans à partir de la relation «transactionelle».

Notez que la Loi prévoit une période de transition de 36 mois, à partir du 1^er juillet 2014, concernant l'obligation d'obtenir le consentement. Pendant cette période, le consentement est considéré tacite entre les personnes qui ont des relations en cours. Les organismes peuvent profiter de cette période de transition pour demander un consentement exprès qui, lui, n'expire pas après un certain délai et vaut jusqu'à ce que la personne le retire.

Quoi faire dès maintenant?

1) Examinez vos messages : sont-ils considérés comme des messages électroniques commerciaux au sens de la Loi?

2) Respectez les exigences en matière d'identification et de désabonnement dans tous vos MEC : identifiez-vous clairement et assurez-vous d’offrir un mécanisme de désabonnement afin que les destinataires puissent cesser de recevoir vos MEC à l'avenir

3) Obtenez le consentement exprès ou tacite

4) Gérez votre liste de contacts en vous assurant de pouvoir prouver le consentement de chaque destinataire et donner suite aux demandes de désabonnement

En vue de l'entrée en vigueur de la Loi, nous vous enverrons prochainement un courriel dans lequel nous vous demanderons de bien vouloir confirmer votre intérêt à recevoir nos communications. Restez à l’affut si vous souhaitez continuer à être au fait de l’actualité de la danse au Québec!

Quelques ressources :

La Foire aux questions sur la Loi canadienne anti-pourriel préparée par le Gouvernement du Canada répond aux questions essentielles. Jetez-y un œil !

Imagine Canada a préparé deux foires aux questions à propos des dispositions de la Loi, l’une spécifiquement destinée aux organismes de bienfaisance et la seconde destinée aux organismes sans but lucratif et aux entreprises

CAPACOA présentera un webinaire en français à l'intention de ses membres, ceux de ses réseaux de diffusion, et les membres de la Fédération culturelle canadienne française. Jeudi 26 juin 2014, de 13 h à 14 h (HAE).