Adjoint·e à la direction générale et artistique, responsable des professionnel·le·s (remplacement temporaire)

Sous la supervision de la codirection générale et de la codirection artistique, le/la titulaire de ce poste contribue à la préparation et au suivi des réunions de ces directions, incluant celles du conseil d’administration et de ses comités. Il/Elle soutient de plus la direction artistique sur le plan logistique (communications, organisation des voyages, etc.). Le/La titulaire du poste préparera également les outils nécessaires à l’accompagnement des professionnelles québécoises, canadiennes s et internationauxales en vue de leur participation au Festival.

Il/Elle assume les responsabilités suivantes, en accord avec la mission et les valeurs de l’organisme :

SOUTIEN À LA CODIRECTION GÉNÉRALE ET À LA CODIRECTION ARTISTIQUE

• Préparer et soumettre pour approbation les projets d’ordre du jour des différentes réunions ;
• Convoquer les membres du conseil d’administration et ses comités, voir à la préparation et à l’envoi de la documentation requise ;
• Assister aux réunions du conseil d’administration et de ses comités, assurer la prise de notes et soumettre les projets de procès-verbaux à la direction générale pour approbation ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers du conseil d’administration et de ses comités ;
• Préparer la correspondance officielle, entre autres celle destinée aux responsables des conseils des arts, aux élues, etc. ;
• Organiser les voyages de l’équipe artistique.
• Assurer une vigie nationale et internationale sur le milieu et les réseaux de diffusion et tenir les codirectrices informées des tendances et des changements observés ;
• Contribuer à la mise en place d’un système de réservation automatisé pour les invitées professionnelles du FTA ;
• Établir la liste préliminaire des professionnelles invitées et tenir à jour leurs coordonnées ;
• Préparer l’invitation et la transmettre aux diffuseurs sélectionnés ;
• Transmettre la liste finale des invitées aux diplomates et dignitaires, ainsi qu’aux compagnies programmées et à certains diffuseurs nationaux ciblés ;
• Tenir à jour les contacts avec les délégations culturelles à l’étranger (délégations du Québec et ambassades) ;
• Préparer les demandes de subvention ainsi que les rapports d’activités requis par les organismes subventionnaires pour le soutien aux diffuseurs.

ACCOMPAGNEMENT DES PROFESSIONNELLES

Il pourrait être demandé à l’intéressée de dépasser le cadre de ce descriptif en fonction de ses compétences et des besoins ponctuels du Festival TransAmériques.