Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec : que faut-il savoir ?

Loi 25 Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels Que faut-il savoir ?

Depuis septembre 2022, de nouvelles obligations provinciales encadrées par la Loi 25 incombent les organismes collectant des renseignements personnels. Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour assurer la protection des renseignements personnels?

Cet article propose un tour d’horizon des nouvelles obligations et responsabilités qui incombent aux organismes, mais également de déterminer les marches à suivre pour se conformer.

Les informations partagées dans ce billet ont été collectées par le RADN (réseau des agents de développement numérique) lors d’une formation reçue dans le cadre de la communauté de pratique du réseau. Cette formation a été donnée par Emeline Manson, formatrice en prévention des fraudes et en cybersécurité (CY-clic).

La Loi 25 – Commission d’accès à l’information   

La Loi 25 sur la protection des renseignements personnels et de nouveaux droits pour le citoyen, impacte directement votre gestion des renseignements personnels. Elle vise à vous imposer une gestion plus responsable et transparente des données personnelles que vous possédez, que vous soyez un artiste, un organisme public ou une entreprise.

Cette réforme modernise les règles protégeant les renseignements personnels au Québec afin qu’elles soient mieux adaptées aux nouveaux défis posés par l’environnement numérique et technologique actuel*.

Rappelons que les modifications apportées par la Loi 25 entrent progressivement en vigueur sur une période de trois ans, jusqu’en 2024.

Résumé des dispositions à prendre pour être conforme dès maintenant (depuis septembre 2022) :

Certaines mesures sont à mettre en place dès maintenant (depuis septembre 2022) et d’autres mesures seront appliquées progressivement en 2023 et 2024.

À appliquer dès maintenant (depuis septembre 2022) : 

• Nommer un ou une responsable des renseignements personnels;
• Rendre les coordonnées de cette personne responsable de la gestion des renseignements personnels ou professionnels accessibles sur le site : Titre et coordonnées (numéro de téléphone, courriel, adresse physique des bureaux – trois façons de communiquer avec cette personne responsable). On peut l’ajouter à notre politique de confidentialité et/ou sur la page contact.
• Créer un registre interne d’incidents de confidentialité;
• Comme organisme public, vous devrez former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels;
• Produire et garder à jour un inventaire des renseignements personnels.

Les prochaines dispositions en vigueur 

Dès le 22 septembre 2023:

• Réaliser des évaluations de Facteurs relatifs à la Vie Privée (FRVP). Pour l’instant, c’est encore à l’étude par la Commission;
• Identifier quels sont vos facteurs de risque comme organisation. Tenir compte des échanges de données avec des fournisseurs à l’extérieur du Québec.

Dès le 22 septembre 2024:

• Informez l’équipe responsable de l’entretien, de la mise à jour ou du développement de vos systèmes informatiques que vous avez de nouveaux besoins d’affaires, en lien avec le droit à la portabilité des renseignements personnels, à savoir :
• Que vos systèmes permettent de communiquer, sur demande d’une personne concernée, un renseignement personnel informatisé recueilli auprès d’elle, et ce, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• que cette communication puisse également se faire à une personne ou à un organisme autorisé par la Loi à recueillir le renseignement, à la demande de la personne concernée.

Téléchargez le document résumé officiel PDF de la Commission d’accès à l’information ici :

Télécharger le document

FRVP = Facteurs relatifs à la Vie Privée.

Ressources partagées par Emeline Manson, formatrice de CY-CLIC.

Document 1 – Inventaire des renseignements personnels

Document 2 – Liste des comptes

Document 3 – Liste des rôles et des accès* https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi-25-nouvelles-dispositions- protegeant-la-vie-privee-d