3 outils pratiques pour sauvegarder le patrimoine de la danse
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Ils ont fait leur preuve dans le milieu de la danse et facilitent la constitution ou la préservation d’archives. Machine à remonter dans le temps, système de classement adapté au spectacle vivant, programme spécial… Apparemment, les essayer, c’est les adopter.
1. Archiver gratuitement votre site Web grâce à la WayBack Machine
En juin dernier, l’équipe de Circuit-Est centre chorégraphique a vécu quelques jours d’angoisse quand son site Internet a cessé subitement de fonctionner à la suite d’un incident chez leur hébergeur. Aucune sauvegarde du site n’avait été faite depuis sa création. La totalité des données semblait perdue. Heureusement, la WayBack Machine a permis de sauver la situation! Grâce à un système automatisé d’archivage de sites Web par mot clef, cette plateforme pilotée par l’OBNL Internet Archive avait sauvegardé une copie des textes en français du site de Circuit-Est datant du 30 décembre 2016 et une des textes en anglais datant du 1er avril 2016. Providentielle, la récupération de données a épargné de nombreuses heures de travail et d’importants coûts de traduction à l’organisme.
Par mesure de sécurité, toute personne peut gratuitement archiver son site Web en deux clics en se rendant directement sur le site web.archive.org. À noter que Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) recourt aussi à cet outil afin d’assurer sa Collecte de sites Web au Québec.
2. Déléguer l’archivage à un jeune motivé grâce au programme Jeunesse Canada au travail
Avez-vous déjà entendu parler du programme Jeunesse Canada au Travail (JCT), pour une carrière vouée au patrimoine? Géré par l’Association pour l’avancement des sciences et des techniques de documentation (ASTED), ce programme de stage permet aux organismes culturels ou patrimoniaux d’obtenir une subvention salariale pour embaucher un(e) diplômé(e) en archivistique ou bibliothéconomie afin de mener un projet en gestion de l’information. Par exemple, vous pourriez profiter des services d’animateurs, archivistes, spécialistes des métadonnées, techniciens en réseaux sociaux, bibliothécaires, etc.
Le Regroupement québécois de la danse (RQD) vient tout juste de faire appel à ce programme afin de revoir son système de classement, son calendrier de conservation et ses méthodes de partage d’informations. L’objectif: dépoussiérer les dossiers comme les (mauvaises) habitudes des employés. Autre aspect intéressant, son archiviste, Johanne Messier-Chabot, évaluera la pertinence de mettre la documentation produite et détenue par le RQD à la disposition du milieu de la danse. Voilà qui s’inscrit directement dans une perspective d’accessibilité au patrimoine! Faites comme le RQD, vérifiez votre admissibilité au programme. Vous pourriez bénéficier d’un soutien allant jusqu’à 8 000 $ par emploi.
3. Classer vos documents grâce au Guide des archives de la danse de BAnQ
Le fiduciaire du Fonds chorégraphique Fernand Nault, André Laprise, a méticuleusement suivi les indications du Guide des archives de la danse au Québec de BAnQ pour constituer le fonds d’archives du défunt chorégraphe québécois. Toute la gestion documentaire de l’Académie de danse de l’Outaouais, dont il est également directeur artistique, pédagogique et administratif, repose aussi sur les méthodes de classification des documents et le calendrier de conservation qu’offre ce guide. Une stratégie de gestion de l’information qui a permis à son équipe de gagner en efficacité mais aussi d’ouvrir un fonds au nom de l’école au Centre d’archives régional de l’Outaouais, qu'elle alimente annuellement.
Vous utilisez d'autres outils pratiques qui mériteraient d'être partagés au plus grand nombre? N'Hésitez pas à en informer le RQD!