Archiver en toute simplicité

Depuis quelques années, les projets de diffusion du patrimoine de la danse se sont multipliés et plusieurs initiatives ont vu le jour afin d’outiller le milieu face à la tâche complexe de l’archivage. Il faut certes se réjouir de ces avancées. Mais qu’en est-il concrètement au sein des organismes et dans les chaumières de nos artistes? Ces outils pratiques et ces exemples, notamment de legs réussis, ont-ils poussé davantage les acteurs du milieu à l’action? Le manque de ressources financières et humaines est souvent mis au banc des accusés, frein insurmontable à l’organisation minimale de la documentation produite par tout un chacun. De plus, la perception que l’organisation des archives se fera en toute simplicité à l’étape ultime de fin de vie artistique perdure avec force et ténacité.

Pourtant, les avantages d’une saine gestion de vos archives sont nombreux, et ce, à toutes les étapes de votre parcours artistique:

• efficacité organisationnelle accrue (économie d’espace et de temps),
• renforcement de l’identité au sein de votre organisme,
• déploiement d’une image publique cohérente,
• compréhension ou reprise des œuvres facilitées,
• capacité à soutenir la recherche,
• valorisation des œuvres, des artistes, des organismes et donc globalement, de la discipline artistique,
• transfert éventuel vers un centre d’archives simplifié.

Par où commencer?
La tâche peut paraître colossale, mais quelques gestes simples, intégrés à vos activités courantes, vous bénéficieront au quotidien et assureront la mémoire de votre œuvre pour les générations futures.

1 – Inventorier: vous avez peut-être accumulé au fil des ans une multitude de documents qui se sont entassés dans vos espaces (physiques et virtuels) sans être en mesure d’en préciser l’ampleur et la teneur. La première étape consiste donc à dresser un inventaire de cette documentation (types de documents, formats, contenus, quantités).

2- Sélectionner: toute cette documentation n’est pas d’égale valeur donc tout ne doit pas être conservé. Il faut évidemment conserver ce qui est utile et nécessaire à la poursuite de vos activités courantes, mais aussi réfléchir à ce qui permettra ultérieurement la compréhension de votre œuvre, de votre compagnie ou de votre organisme.

3- Organiser: vous souhaitez être en mesure d’accéder efficacement et rapidement à cette documentation? Il serait bon d’adopter une logique de rangement cohérente et permanente adaptée à vos besoins et à la nature de votre travail.

4- Identifier: la tâche d’identification est cruciale et doit se faire le plus tôt possible dans le cycle de production des documents. Ainsi, vous éviterez la perte d’informations importantes (par exemple le nom des danseurs présents sur une photographie ou sur un enregistrement vidéo, la date de la captation, le titre de l’œuvre, etc.) que le passage du temps et le roulement de personnel pourraient rendre difficilement accessibles.

5- Conserver: bien rares sont ceux qui bénéficient de conditions de conservation optimales en danse. Mais en adoptant quelques mesures simples et peu coûteuses, vous éviterez la détérioration prématurée de votre documentation et en assurerez la pérennité. Voici quelques ressources qui détaillent les conditions souhaitées et contiennent une foule de conseils pratico-pratiques qui vous seront fort utiles.

• Guide des archives de la danse
• Les publications de Dance Heritage Coalition
• Artists legacy toolkit disponible sur le site de Dance/USA
• Site de l’Institut canadien de conservation

Vos traces artistiques sont uniques et précieuses, elles méritent des soins minutieux et constants. La mise en place d’un système de gestion de votre documentation, le plus tôt possible dans votre parcours, n’aura que des répercussions positives sur votre cadre de travail et contribuera à la constitution d’une mémoire de la danse au Québec.

Marie-Josée Lecours
Après des études et une carrière en danse, elle obtient un baccalauréat en histoire de l’art et une maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l’information. Depuis, elle œuvre en tant que bibliothécaire en chef à la Bibliothèque de la danse Vincent-Warren. Elle a développé plusieurs outils de recherche sur le site bibliodanse.ca qui contribuent à la sauvegarde et à la diffusion du patrimoine de la danse au Québec. Marie-Josée Lecours offrira au RQD la formation Archiver et conserver la danse le 30 avril.