L’art de réussir une tournée internationale: planification, logistique et cadre légal

Apprenez (ou validez) les bonnes pratiques logistiques, administratives et légales pour garantir le succès et la sécurité de vos projets à l’international.

Cette formation de 2h30, suivie d’un accompagnement individualisé optionnel, offre un guide pratique pour planifier, coordonner et sécuriser vos tournées internationales.

Grâce à des études de cas et à l’expertise de la formatrice et d’une experte-invitée, vous découvrirez toutes les étapes, de la préparation administrative et contractuelle au suivi post-tournée, en passant par la gestion logistique, la coordination avec les diffuseurs et les formalités administratives et légales.

La formatrice fournira des références et des modèles de documents pour soutenir vos apprentissages et un·e avocat·e en droit de l’immigration sera présent·e pour traiter des aspects légaux liés à la tournée internationale.

Objectifs

À l’issue de la formation, les participant·e·s seront en mesure de :

Comprendre le cadre général des tournées internationales

• Situer les enjeux administratifs, légaux et logistiques d’une tournée à l’étranger.
• Identifier l’impact du booking sur les subventions et la planification.
• Comprendre les rôles et obligations de l’organisme employeur, des artistes et du diffuseur.

Planifier efficacement la pré-tournée

• Collecter les renseignements essentiels sur les artistes et travailleur·euse·s : nationalité, statut fiscal, résidence, assurances, CV, expérience, etc.
• Déterminer le statut légal et administratif des artistes et des travailleur·euse·s en tournée.
• Préparer les contrats de travail et contrats avec les diffuseurs en fonction des réalités internationales.
• Anticiper les besoins en visa, carnet ATA et assurances diverses, et évaluer les risques liés au calendrier de production.
• Identifier la réalité du travail des lieux visités: particularités réglementaires et culturelles.

Gérer les démarches administratives et légales pré-départ

• Identifier les types de permis et visas de travail requis selon les pays visités et leurs conditions.
• Comprendre et préparer les étapes, coûts et délais des démarches légales (douanes, déclarations, restrictions).
• Connaître les obligations de l’organisme employeur, des artistes, des travailleur·euse·s et du diffuseur.

Organiser le départ et la logistique de tournée

• Vérifier la conformité des documents et des assurances avant le départ.
• Planifier et communiquer la logistique de la tournée.
• Répondre aux demandes du diffuseur: communications, technique, etc.

Assurer le suivi et la coordination pendant la tournée

• Transmettre les formalités à l’arrivée: douanes, immigration, contrôle des permis.
• Coordonner les opérations avec les diffuseurs et autres partenaires locaux pour assurer notamment le respect des engagements et des normes locales.
• Gérer la santé, la sécurité, les assurances et la couverture en mobilité.
• Faire face aux imprévus et résoudre les éventuels incidents ou non-conformités.

Conclure et effectuer le suivi post-tournée

• Procéder au paiement final des artistes et du diffuseur.
• Produire les documents fiscaux et obligations légales (T4A, impôts du travailleur, etc.).
• Assurer la rétroaction avec les artistes et l’équipe interne.
• Capitaliser sur les ressources et bonnes pratiques pour améliorer les tournées futures.

Accompagnement personnalisé

Au terme de la formation de groupe, vous pourrez bénéficier d’une (1) heure d’accompagnement individuel avec la formatrice, afin d’approfondir les notions apprises en fonction de vos défis spécifiques. Les heures offertes étant limitées, elles seront octroyées selon la règle du “premier arrivé, premier servi”.

• Date limite pour prendre rendez-vous avec la formatrice: 22 mai 2026.
• Date limite pour tenir votre rencontre avec la formatrice: 5 juin 2026.

À qui s’adresse cette formation?

Aux organisations culturelles, producteur·ice·s, gestionnaires, travailleur·euse·s autonomes en danse ou toutes personnes impliquées dans l’organisation de tournées à l’étranger.

Formatrice

 © Isabelle Rancier

Depuis 2010, Fannie Bellefeuille évolue au sein de RUBBERBAND. Prenant en charge la direction administrative de la compagnie à son arrivée, elle est promue au titre de directrice générale en 2015. Diplômée en théâtre de l’UQAM en 2004, elle s’oriente vers une carrière en administration des arts en fondant et dirigeant sa compagnie de théâtre, le Collectif Ikaria. Elle obtient ensuite un DESS en gestion d’organismes culturels à HEC Montréal suivi d’une maîtrise dans le même domaine et d’un certificat en gestion philanthropique à l’Université de Montréal. Fannie se fait par ailleurs un devoir de redonner à la communauté artistique en accompagnant les compagnies émergentes à titre de mentor et en offrant des ateliers pour la relève.

Experte-invitée

Claire Molinot

Cette formation du RQD est rendue possible grâce au soutien financier du gouvernement du Québec, par le biais du programme Intervention-Compétences de Compétence Culture.